Tips en Project Management

Crear hitos o milestones: Un hito constituye un evento significativo o trascendente en un proyecto, por ejemplo la terminación de un entregable. Es por esta razón, que un project manager debe generar milestones tanto para sí mismo como para el equipo con el cual labora, porque esto ayudará a llevar un registro del progreso y dará un fuerte sentido de logro cada vez que se alcancen estos hitos.

Celebra el éxito con tu equipo de proyecto: Cuando se concluye un proyecto exitosamente y se consigue entregar el resultado adecuado que el cliente necesita, no hay nada mejor que celebrar este éxito con los miembros del equipo. El reconocimiento del logro es la mejor forma de motivación, pues todos sienten que su aporte valió la pena y aunque dependiendo de la naturaleza del proyecto y del trabajo de cada integrante, seguramente algunos dedicaron más tiempo y esfuerzo que otros, es muy valioso que el conjunto del equipo se sienta cómodo y contento por el trabajo realizado.

Tener una reunión antes de lanzar el proyecto: Para acabar con buen pie primero hay que comenzar bien. Es por ello por lo que es imprescindible que cada jefe de proyecto tenga una reunión con las personas que van a formar parte de ese proyecto. De modo que todos tengas sus asignaciones claras, que sean conscientes de los objetivos. Pues así siempre habrá una comunicación clara entre los miembros de equipo y se podrán mantener bien informados.

Establecer comunicación con las partes interesadas: Al hablar de comunicación es importante tener claro que no sólo conviene tener buena comunicación con los miembros que van a formar parte de ese proyecto, sino que además tú, como Project Manager, debes estar en contacto con directivos, patrocinador, clientes, usuarios importantes, etc.

Es importante entender lo que tus clientes y demás actores desean, y de esa manera poder gestionar sus expectativas de principio a fin. Para ello tendrás que elegir los canales de información más adecuados y asegurarse de que son eficaces.

Crear un equipo de emergencia: Como en cada proyecto, los errores y  problemas pueden suceder en cualquier momento. Es por ello por lo que como Project Manager deberás tener un equipo de emergencia que esté capacitado para responder a esos problemas y saber cómo poner de nuevo el proyecto en marcha.

Crear un guion escrito con las tareas de cada uno: Una de los puntos más importantes es aclarar en escrito quién es responsable de qué. Es por ello por lo que conviene crear como una guía de trabajo en la que se explique qué debe trabajar cada grupo y por qué se le asignan esas tareas. Y sobre todo, es importante que todos los miembros del equipo estén familiarizados con el documento.

Tener un plan de trabajo detallado: Además, deberás priorizar contenidos y acordar una fecha de entrega para cada proyecto. Para ello habría que crear un cronograma del proyecto y desarrollar una estrategia de gestión de riesgos. Tener un plan detallado de las diversas etapas te ayudará a cumplir con los plazos y progreso del proyecto.

Anotar absolutamente todo los imprevistos: Asegúrate de anotar todo. Si ocurre algún improvisto tener por escrito lo siguiente: Qué ocurrió, por qué ocurrió y cómo lo resolvió. Así la próxima vez cuando se produzca una situación similar podrá saber cómo actuar.

Tratar de encontrar valoraciones de usuarios, lo que se conoce en inglés como feedbacks

No hay proyecto perfecto, siempre se puede mejorar. Y una de las mejores maneras para hacerlo es pidiendo valoraciones sobre la labor del Project Manager. Es una gran oportunidad de aprender acerca de tus puntos fuertes y débiles y mejorar tu capacidad de gestión.

Evitar la sobrecarga del proyecto: A medida que pasa el tiempo puede tener la tentación de añadir nuevas tareas a sus proyectos. Sin embargo, tu, como Project Manager, tienes que estimar antes cómo afectará al calendario y presupuesto del proyecto. Entonces, si esta sobrecarga en el proyecto no está generando demasiados beneficios puede que lo mejor sea no incluir nada más. Piensa hasta dos veces si realmente merece la pena aumentar tareas.

Establezca un nuevo contrato por cada cambio que se efectúe: Asegúrate, en caso de que hayas optado por aceptar nuevas tareas o nueva solicitud, de firmar un acuerdo. De esa manera, los interesados y tú puedes comprender mejor la nueva carga de trabajo y cómo afectará en la totalidad del proyecto.

Revise el trabajo una vez completado y reúna de nuevo a los miembros que formaron parte del proyecto: Una vez que se haya completado el proyecto, es el momento de revisar y ajustar cambios, si tienen que hacerse, para mejorar el trabajo ya realizado. Entonces ahora debes programar una reunión final para que todos los miembros puedan discutir lo que se ha hecho, qué aprendieron nuevo y en lo que se podría mejorar para la próxima vez.

Una vez que has seguido estas pautas seguramente logres lo deseado en un principio. Pero recuerda que no solamente eres tú quien debe trabajar con energía y dedicación, sino que además debes contagiar al resto de los miembros de la misma energía y pasión que tú derrochas, pues al fin y al cabo eso es lo que realmente te hará ser un buen líder.

Fuente de información: https://bit.ly/2G1wcPC